Care sunt etapele prin care treci ca să obții certificarea ISO 9001? Procesul are 6 pași concreți, de la analiza inițială până la emiterea certificatului. Durata variază între o săptămână și 3 luni, în funcție de varianta pe care o alegi și de dimensiunea firmei.
Mai jos ai fiecare etapă cu durata estimată, costul orientativ și clauza din standard pe care o acoperă.
Cum diferă cele 3 variante de certificare?
Înainte de a detalia etapele, trebuie să știi că există trei abordări diferite. Fiecare presupune aceiași pași, dar cu timpi și costuri diferite.
| Criteriu | Varianta accelerată | Cu consultanță | Implementare completă |
|---|---|---|---|
| Durată totală | 5-10 zile | 3-6 săptămâni | 2-3 luni |
| Documentația | Primită gata | Pregătită de consultant | Scrisă intern |
| Audit intern | Simplificat | Realizat de consultant | Echipă internă |
| Cost total estimat | 1.500-2.500 lei + TVA | 4.000-8.000 lei | 6.500-13.500 lei |
| Potrivit pentru | Firme mici, licitații urgente | Firme medii, fără experiență ISO | Firme mari, sistem real de calitate |
Dacă vrei o comparație completă a costurilor, citește cât costă certificarea ISO.
Ce presupune fiecare etapă?
1. Analiza inițială (clauza 4: contextul organizației)
Stabilești ce procese ai, cine sunt clienții tăi, ce riscuri există și ce cerințe legale se aplică. ISO 9001 cere la clauza 4 să înțelegi contextul organizației și părțile interesate.
Dacă ai sub 10 angajați și activezi într-un singur domeniu, analiza durează o zi. La firme cu 50+ angajați și mai multe puncte de lucru, durează 3-5 zile.
2. Pregătirea documentației (clauzele 4, 5, 7.5)
Documentele obligatorii includ: politica de calitate (clauza 5.2), obiectivele de calitate (clauza 6.2), proceduri de lucru, formulare de înregistrare și manualul calității. Lista completă o găsești în documentația ISO 9001.
La varianta accelerată, primești documentația gata întocmită. La implementare completă, o scrii intern, ceea ce durează 2-4 săptămâni.
3. Implementarea în practică (clauzele 7, 8)
Aplici procedurile. Angajații trebuie instruiți (clauza 7.2), resursele alocate (clauza 7.1) și procesele operaționale controlate (clauza 8.1). La firmele care aleg implementare completă, această etapă durează cel mai mult: 2-6 săptămâni.
La varianta accelerată și cu consultanță, etapa este scurtă sau inclusă în etapa de documentare, pentru că procedurile sunt adaptate la procesele existente.
4. Auditul intern (clauza 9.2)
Verifici dacă ce ai scris pe hârtie funcționează în practică. ISO 9001 cere explicit audit intern la clauza 9.2. Citește cum se face un audit intern ISO pentru un ghid detaliat.
La o firmă cu 15 angajați, auditul intern durează 1-2 zile. Identifici neconformitățile și le corectezi înainte de auditul extern.
5. Auditul extern de certificare (clauza 9)
Organismul de certificare trimite un auditor extern. Auditul se desfășoară în două etape (conform ISO 17021-1:2015):
- Etapa I: auditorul verifică documentația, analizează dacă sistemul este pregătit pentru etapa a doua. Se poate face la distanță.
- Etapa II: auditul la fața locului. Auditorul vorbește cu angajații, verifică înregistrări, observă procesele.
Dacă auditorul găsește neconformități minore, certificatul se emite cu condiția corectării lor. Neconformitățile majore trebuie rezolvate în 30-90 de zile, apoi auditorul verifică din nou.
6. Emiterea certificatului și ce urmează
După un audit reușit, primești certificatul ISO 9001. Acesta este valabil 3 ani. În fiecare an, ai un audit de supraveghere (la 12 și la 24 de luni). După 3 ani, treci prin recertificare.
Costul anual de menținere (auditul de supraveghere) este între 800 și 1.500 lei.
Exemplu concret: SRL cu 12 angajați, construcții
Ai un SRL cu 12 angajați care execută lucrări de construcții. Pe SEAP apare o licitație de 450.000 lei care cere ISO 9001 ca cerință de calificare (art. 200 alin. 2 din Legea 98/2016). Termenul de depunere este în 21 de zile.
Varianta rapidă: alegi certificarea accelerată. În ziua 1-2, completezi chestionarul de analiză. În ziua 3-4, primești documentația adaptată. În ziua 5-7, se desfășoară auditul. În ziua 8-10, primești certificatul. Cost total: circa 2.000 lei + TVA.
Varianta cu consultanță ar dura 4-5 săptămâni, deci nu te încadrezi în termenul licitației.
Întrebări frecvente
Ce clauze din ISO 9001 sunt cele mai verificate la audit?
Clauzele 8 (operare), 9 (evaluarea performanței) și 10 (îmbunătățire). Auditorul verifică procesele reale, înregistrările și acțiunile corective. Pentru o explicație completă, citește clauzele ISO 9001.
Pot să încep certificarea fără consultanță?
Da. Firmele mici (sub 10 angajați) pot parcurge etapele singure. Documentele obligatorii sunt descrise în cerințele de documentație ISO 9001. Timpul necesar crește, dar costul scade.
Ce se întâmplă dacă nu trec auditul extern?
Neconformitățile minore nu opresc certificarea. Neconformitățile majore îți dau un termen de corecție (30-90 de zile). Respingerea totală este rară și apare doar dacă sistemul de management lipsește complet.