Ce este PDCA (ciclul Deming)?

PDCA (Plan-Do-Check-Act) este ciclul de îmbunătățire continuă pe care este construit standardul ISO 9001:2015. Se mai numește ciclul Deming, după statisticianul american W. Edwards Deming, care l-a popularizat în industria japoneză după 1950. Cele patru faze, planifică, execută, verifică și acționează, se repetă pentru fiecare proces din firmă.

ISO 9001:2015 își structurează clauzele 4-10 direct după acest ciclu. Iată cum se aliniază:

Faza PDCA	Ce faci concret	Clauze ISO 9001:2015
Plan (planifică)	Înțelegi contextul, definești obiective, evaluezi riscuri, planifici resurse	4, 5, 6, 7
Do (execută)	Implementezi procesele de producție și livrare, controlezi ieșirile	8
Check (verifică)	Monitorizezi indicatorii, faci audit intern, organizezi analiza de management	9
Act (acționează)	Tratezi neconformitățile, aplici acțiuni corective, îmbunătățești sistemul	10

Ce înseamnă fiecare fază în practică?

Faza Plan stabilește ce vrei să obții și cum măsori. Concret, ții un registru de riscuri (clauza 6.1), scrii o politică în calitate semnată de director (5.2), definești indicatori pentru livrări la timp (6.2).

Faza Do înseamnă execuția zilnică plus dovezile care rămân după ea: instrucțiuni de lucru aplicate, fișe de control completate, înregistrări de calibrare la echipamente (8.5).

Faza Check se uită la ce a ieșit din proces. Sunt trei mecanisme principale: auditul intern anual (9.2), indicatorii de proces (9.1) și analiza de management (9.3).

Faza Act folosește descoperirile din Check. Deschizi acțiuni corective la neconformități (10.2) și ajustezi planul pentru ciclul următor (10.1).

Cine a inventat PDCA?

Walter A. Shewhart, statistician la Bell Labs, a propus în 1939 o variantă inițială cu trei pași. W. Edwards Deming a adăugat al patrulea pas și a predat metoda inginerilor japonezi din anii 1950. De aici și numele alternative: roata lui Deming sau ciclul Shewhart-Deming.

Cum arată PDCA pe o neconformitate reală?

Ai un atelier de prelucrări mecanice cu 8 angajați. La auditul intern din februarie, descoperi că 5% din piesele dintr-un lot livrat în ianuarie au revenit ca rebut, cu dimensiuni în afara toleranței. Aplici PDCA în 4 pași:

1. Plan: deschizi raport de neconformitate și faci analiza cauzei prin metoda 5 De Ce. Descoperi că o freză uzată nu mai respectă toleranța. Planul de acțiune: înlocuire freză plus verificare săptămânală a uzurii uneltelor.
2. Do: înlocuiești freza, introduci o fișă de verificare săptămânală a uneltelor și instruiești operatorii.
3. Check: la 3 luni măsori rebutul pe loturile noi. Coboară de la 5% la 0,4%. Auditul intern din mai confirmă că fișa este completată corect.
4. Act: standardizezi fișa în procedura de mentenanță și planifici pentru ciclul următor extinderea verificării pe restul mașinilor.

Ai închis o neconformitate prin acțiune corectivă conform clauzei 10.2 și ai parcurs un ciclu PDCA complet în mai puțin de 4 luni.

Care e diferența între corecție și acțiune corectivă?

Corecția înlătură efectul, adică schimbi piesa rebut sau o reprelucrezi. Acțiunea corectivă atacă cauza, adică verifici uzura uneltelor periodic ca problema să nu apară din nou. PDCA îți cere amândouă, dar îmbunătățirea continuă pleacă de la a doua. Vezi pașii detaliați în procedura de acțiuni corective ISO 9001.

Când folosești PDCA în firmă?

PDCA îl aplici ori de câte ori:

• ai o reclamație de la client și vrei ca problema să nu se repete
• introduci un proces nou (recepție mărfuri, expediție, instruire personal)
• vrei să reduci un cost sau un timp de livrare
• pregătești analiza de management anuală
• închizi un raport de audit intern cu observații

Ciclul nu se oprește. Ce ai învățat la finalul fazei Act devine input pentru următorul Plan. Asta este îmbunătățirea continuă cerută de clauza 10.3 din ISO 9001.