Ce înseamnă neconformitate la un audit ISO?
Neconformitatea înseamnă că organizația ta nu îndeplinește o cerință din standardul ISO. Definiția oficială din ISO 9000:2015 (clauza 3.6.9) este scurtă: „neîndeplinirea unei cerințe”. Cerința poate fi din standard, din legislație sau din propriile tale proceduri interne.
La un audit de certificare ISO 9001, auditorul verifică dacă faci ce scrie în documentație. Când găsește o abatere, o clasifică drept neconformitate majoră, neconformitate minoră sau observație.
Ce tipuri de neconformități există?
| Neconformitate majoră | Neconformitate minoră | Observație | |
|---|---|---|---|
| Ce înseamnă | Sistemul de management nu poate produce rezultatele așteptate | O abatere izolată care nu afectează funcționarea sistemului | O sugestie de îmbunătățire din partea auditorului |
| Efect asupra certificării | Blochează certificarea până la rezolvare | Nu blochează certificarea, dar trebuie rezolvată | Nu afectează certificarea |
| Termen de rezolvare | Maxim 6 luni de la audit (altfel se repetă auditul) | Se verifică la următorul audit de supraveghere | Fără termen obligatoriu |
| Verificare | Auditorul revine la fața locului | Se verifică documentar sau la următorul audit | Nu necesită verificare formală |
Un detaliu pe care mulți îl ignoră: mai multe neconformități minore legate de aceeași cerință pot fi reclasificate ca o neconformitate majoră, dacă auditorul constată o deficiență sistematică.
Exemple concrete din audituri
Neconformități majore (blochează certificarea)
- Firma nu a efectuat niciun audit intern în ultimul an
- Analiza de management lipsește complet
- Procedurile de control al documentelor nu există sau nu sunt aplicate deloc
Neconformități minore (nu blochează, dar trebuie rezolvate)
- Un singur echipament are certificatul de calibrare expirat
- Lipsește o înregistrare de instruire pentru un angajat
- O procedură nu a fost actualizată după o modificare recentă
La un audit tipic de certificare, auditorii găsesc în medie 4 până la 6 neconformități minore. Neconformitățile majore sunt mai rare, dar se întâmplă.
Cum se rezolvă o neconformitate?
Conform clauzei 10.2 din ISO 9001:2015, procesul are pași clari:
- Corectezi imediat problema concretă (de exemplu, calibrezi echipamentul expirat)
- Analizezi cauza: identifici de ce s-a întâmplat, nu doar ce s-a întâmplat
- Implementezi o acțiune corectivă: schimbi procesul ca să nu se repete (de exemplu, introduci un calendar de calibrare cu alerte)
- Verifici că acțiunea funcționează
- Documentezi totul: natura neconformității, acțiunile întreprinse și rezultatele
Diferența dintre corectie și acțiune corectivă e simplă: corectia rezolvă problema acum, acțiunea corectivă elimină cauza ca să nu apară din nou.
ISO 9001:2015 cere explicit să verifici dacă aceeași problemă ar putea exista și în alte zone ale organizației, nu doar acolo unde a fost găsită.
Ce greșeli fac companiile?
Cele mai frecvente greșeli la tratarea neconformităților:
- Dau vina pe un angajat în loc să corecteze procesul
- Tratează simptomul, nu cauza (de exemplu, „am refăcut documentul” în loc de „am schimbat procedura de actualizare”)
- Scriu acțiuni corective vagi, fără termene și responsabili clari