Cine semnează politica de calitate ISO 9001?

Cine semnează politica de calitate ISO 9001? O semnează managementul de vârf al firmei, adică persoana sau grupul care conduce organizația la cel mai înalt nivel. Într-un SRL din România, asta înseamnă directorul general sau administratorul, ca reprezentant legal.

Clauza 5.2 din ISO 9001 cere ca managementul de vârf să stabilească politica de calitate, iar clauza 5.1 îl face direct răspunzător pentru ea. Semnătura confirmă că firma își asumă angajamentele scrise în document.

Cine redactează și cine semnează

În multe firme, responsabilul calitate sau un consultant scrie textul. Asta e normal și economisește timp conducerii. Semnătura însă trebuie să vină de la nivelul de decizie, pentru că politica de calitate angajează firma, nu departamentul.

În practică, fluxul arată așa:

• Responsabilul calitate redactează un proiect de politică, adaptat la activitatea firmei.
• Conducerea îl revizuiește și îl ajustează unde e nevoie.
• Directorul general sau administratorul îl semnează și îl datează.

De ce trebuie să semneze conducerea, nu responsabilul calitate?

ISO 9001 pune răspunderea pentru sistemul de management al calității direct pe managementul de vârf (clauza 5.1). Conducerea răspunde de faptul că politica există, e aplicată și e comunicată angajaților.

Până în 2008, standardul cerea un „reprezentant al managementului” care putea prelua o parte din aceste atribuții. Versiunea 2015 a eliminat acest rol. Acum nu mai există o persoană intermediară care să țină locul conducerii la semnătură.

Dacă politica e semnată doar de responsabilul calitate, fără implicarea conducerii, auditorul poate considera că managementul de vârf nu și-a asumat angajamentul cerut de standard.

Ce verifică auditorul la semnătură

La auditul de certificare, auditorul nu se uită doar la text. Verifică și cine și-a asumat documentul:

• Politica e semnată de o persoană din conducere (director general sau administrator)?
• E datată, ca să se vadă când a fost aprobată ultima dată?
• A fost revizuită la analiza de management, de obicei o dată pe an?
• Persoana care a semnat poate explica, la audit, ce s-a angajat firma să facă?

O politică nesemnată sau semnată de cineva fără autoritate de decizie e o neconformitate frecventă pe clauza 5.2.

După ce conducerea semnează, pasul următor e să stabilești obiectivele de calitate care transformă politica în ținte măsurabile.