Suspendare și retragere certificat ISO: ce înseamnă și ce faci
Dacă ai primit o notificare de suspendare de la organismul de certificare, ai un interval limitat în care poți recupera situația. Suspendarea înseamnă că certificatul tău ISO e temporar invalid, pentru maxim 6 luni. Retragerea e altceva: pierzi certificarea complet și trebuie să o obții din nou.
Diferențele dintre suspendare și retragere
| Suspendare | Retragere | |
|---|---|---|
| Ce înseamnă | Certificatul e temporar invalid | Certificatul e anulat definitiv |
| Durată | Maxim 6 luni | Permanentă |
| Cauze tipice | Neconformități nerezolvate, neplata taxelor, refuzul auditului de supraveghere | Probleme nerezolvate după suspendare, furnizarea de informații false, încălcări repetate |
| Folosirea mărcii ISO | Oprită imediat | Oprită imediat |
| Cum revii la certificare | Rezolvi problemele în termenul de 6 luni | Refaci procesul complet de certificare inițială |
| Efect asupra valabilității | Perioada de suspendare nu se adaugă la valabilitate | Certificatul dispare complet |
Ce cauzează suspendarea
Organismul de certificare poate suspenda certificatul tău în câteva situații:
- Sistemul de management are neconformități grave sau repetate pe care nu le-ai rezolvat
- Nu ai permis auditul de supraveghere în termenul stabilit
- Nu ai plătit taxele de certificare
- Folosești marca de certificare incorect (de exemplu, pe produse, când certificarea e pe sistem de management)
- Ai cerut tu suspendarea (da, se poate solicita voluntar, dacă treci printr-o reorganizare sau știi că nu vei trece auditul următor)
Ce faci în primele 48 de ore după suspendare
- Oprește imediat folosirea mărcii ISO pe site, oferte, materiale de marketing și documente comerciale
- Citește notificarea de suspendare: identifică exact ce neconformități au fost constatate
- Contactează organismul de certificare și cere un termen clar pentru rezolvare
- Verifică dacă ai contracte active sau licitații publice în derulare unde certificatul este cerință de calificare
- Stabilește un plan de acțiuni corective cu termene și responsabili pentru fiecare neconformitate
Conform regulilor internaționale, ai maxim 6 luni să rezolvi problemele. Dacă nu reușești, certificatul se retrage.
Impactul asupra licitațiilor publice
Conform Legii 98/2016 art. 200, autoritățile contractante pot cere certificate ISO ca cerință de calificare. Dacă certificatul tău este suspendat:
- Nu poți demonstra conformitatea la depunerea unei oferte noi
- Pentru contracte deja semnate, situația depinde de termenii contractuali și de decizia autorității contractante
- Art. 200 alin. (3) prevede că, dacă nu poți obține certificatul din motive independente de voința ta, autoritatea trebuie să accepte dovezi echivalente
Practic, o suspendare te scoate din joc la licitații noi până când rezolvi situația.
Ce se întâmplă după retragere
Retragerea este permanentă. Trebuie să reiei procesul de certificare de la început, ca și cum nu ai fi fost certificat niciodată. Asta înseamnă:
- Audit complet de certificare inițială
- Costuri echivalente cu prima certificare
- Perioada anterioară de certificare nu contează
Dacă ai nevoie de recertificare rapidă după retragere, există furnizori care oferă certificare între 1.500 și 2.500 lei + TVA, cu proces accelerat — de la 3 zile lucrătoare. Vezi certificarestandarde.com pentru detalii.
Cum eviți suspendarea
- Programează auditurile de supraveghere la timp, nu le amâna
- Tratează neconformitățile minore înainte să devină majore
- Păstrează documentația actualizată
- Plătește taxele de certificare/reînnoire în termenul stabilit
- Dacă schimbi activitatea sau structura firmei, anunță organismul de certificare înainte de auditul următor