Clauza 4 din ISO 9001 este prima cerință pe care o verifică auditorul. Dacă analiza contextului organizației lipsește sau e formală, riști o neconformitate chiar de la începutul auditului. Standardul cere să identifici factorii interni și externi care afectează calitatea produselor sau serviciilor tale, dar nu îți spune cum. Aici intervine metoda practică.
Înțelege ce cere clauza 4
Clauza 4 din ISO 9001 are trei sub-cerințe:
- 4.1 te obligă să identifici factorii interni și externi care influențează sistemul de management al calității
- 4.2 cere să identifici părțile interesate (clienți, furnizori, angajați, autorități) și nevoile lor
- 4.3 leagă rezultatele de la 4.1 și 4.2 de domeniul de aplicare al sistemului
Din februarie 2024, prin Amendamentul 1 la ISO 9001:2015, a apărut o cerință suplimentară: organizația trebuie să determine dacă schimbările climatice sunt un aspect relevant pentru contextul ei. Cerința este scurtă (un singur rând adăugat la 4.1 și unul la 4.2), dar auditorii o verifică.
Identifică factorii interni
Factorii interni sunt cei care provin din interiorul organizației și pe care îi poți controla sau influența direct:
- Angajați: competențe disponibile, fluctuație de personal, nevoi de instruire
- Infrastructură: echipamente, spații de lucru, sisteme IT
- Cultura organizațională: cum se comunică, cum se tratează erorile
- Resurse financiare: buget disponibil pentru investiții și îmbunătățiri
- Procese existente: proceduri funcționale sau zone cu probleme repetitive
Un exemplu concret: o firmă de producție din România cu 50 de angajați ar putea identifica fluctuația personalului ca factor intern negativ (pleacă 15% din angajați anual) și echipamentele de producție modernizate în 2025 ca factor pozitiv.
Analizează factorii externi
Factorii externi vin din afara organizației și nu îi poți controla, dar trebuie să îi monitorizezi:
- Piața: cererea clienților, concurența, prețurile materiilor prime
- Legislația: reglementări de mediu, norme de securitate, cerințe SEAP pentru licitații publice
- Economia: inflația, accesul la finanțare, cursul valutar
- Tehnologia: digitalizare, automatizare, cerințe de securitate IT
- Schimbările climatice: efecte asupra lanțului de aprovizionare, reglementări de mediu noi
Pentru analiza factorilor externi, poți folosi metoda PEST (factori Politici, Economici, Sociali, Tehnologici). Pentru o privire de ansamblu care include și factorii interni, analiza SWOT (puncte tari, puncte slabe, oportunități, amenințări) acoperă totul într-un singur exercițiu.
Identifică părțile interesate și nevoile lor
Clauza 4.2 cere o listă a părților interesate relevante și ce așteaptă de la tine:
| Parte interesată | Nevoi și așteptări |
|---|---|
| Clienți | Produse conforme, livrare la termen, prețuri competitive |
| Angajați | Salariu corect, condiții de muncă sigure, dezvoltare profesională |
| Furnizori | Plata la termen, comenzi stabile, comunicare clară |
| Autorități | Conformitate cu legislația, raportări la termen |
| Asociați/Acționari | Profit, stabilitate financiară, reputație |
Nu trebuie să incluzi toate părțile interesate din lume. Standardul cere doar pe cele relevante pentru sistemul tău de management al calității.
Documentează și revizuiește periodic
ISO 9001 nu cere un document specific pentru analiza de context. Poți folosi un tabel simplu, un registru de riscuri sau o minută de ședință. Ce contează e să ai dovada că ai făcut analiza și că o actualizezi.
Revizuirea trebuie să aibă loc cel puțin o dată pe an, la analiza de management (cerută de clauza 9.3). Dacă apar schimbări mari (pierderea unui client important, legislație nouă, schimbare de echipă), actualizează analiza imediat.
Ce verifică auditorul la clauza 4
La auditul de certificare sau supraveghere, auditorul verifică:
- Ai identificat factorii interni și externi? Nu acceptă un document gol sau copiat de pe internet.
- Analiza reflectă situația reală a firmei tale? Dacă ai o firmă de construcții și nu menționezi sezonalitatea sau cerințele SEAP, e o problemă.
- Ai identificat părțile interesate și nevoile lor? Auditorul poate întreba angajații dacă știu cine sunt părțile interesate ale organizației.
- Ai legat contextul de domeniul de aplicare al SMC (clauza 4.3)?
- Ai considerat schimbările climatice ca potențial factor? (cerință din Amendamentul 1:2024)
- Revizuiești periodic analiza? O analiză din 2022 fără actualizare e semnal de neconformitate.
Greșeala cea mai frecventă: companiile copiază un model generic de pe internet și nu îl adaptează la situația lor. Auditorul vede imediat diferența între o analiză reală și un formular completat la mișto.
Pregătește analiza pentru ISO 9001:2026
Versiunea ISO 9001:2026, estimată pentru publicare în a doua jumătate a anului 2026, păstrează cerințele din clauza 4 și integrează permanent modificările privind schimbările climatice. Dacă ai făcut deja analiza conform versiunii 2015 plus Amendamentul 1, nu vei avea surprize la tranziție.
Dacă vrei să obții certificarea ISO 9001, analiza contextului e primul pas din implementare. Fă-o bine de la început și restul procesului devine mai simplu.