Cum se face un audit intern ISO? Pregătești un plan, desemnezi un auditor independent, verifici procesele, notezi ce nu e în regulă și stabilești acțiuni corective. Întregul proces durează între o jumătate de zi și 2 zile, în funcție de dimensiunea firmei.
Auditul intern este obligatoriu conform clauzei 9.2 din ISO 9001:2015. Fără el, nu poți trece auditul extern de certificare. Iată ce presupune fiecare etapă.
Cele 5 etape ale auditului intern
1. Stabilește programul de audit
Decide ce procese auditezi, când și cine face auditul. Standardul cere un program documentat cu frecvență, metode și responsabilități.
În practică, majoritatea firmelor mici fac un singur audit intern pe an, care acoperă toate procesele. Firmele mari pot repartiza auditurile pe trimestre, câte un departament pe rând.
Regula de bază: fiecare proces din sistemul de management trebuie auditat cel puțin o dată pe ciclul de certificare (3 ani).
2. Pregătește auditul
Cu 1-2 săptămâni înainte de audit:
- Alege auditorul: trebuie să fie independent de zona auditată. Nu îți auditezi propria muncă. La o firmă de 5 persoane, contabilul poate audita producția și invers.
- Pregătește un checklist cu întrebări pe fiecare proces (vezi lista de mai jos)
- Anunță echipa auditată cu cel puțin o săptămână înainte
- Revizuiește documentația: proceduri, instrucțiuni de lucru, formulare, înregistrări
3. Fă auditul propriu-zis
Auditorul parcurge fiecare proces și verifică dacă ce scrie în documente se aplică și în practică. Concret:
- Discută cu angajații care lucrează în procesul respectiv
- Verifică înregistrările (formulare completate, rapoarte, fișe)
- Observă activitățile direct, acolo unde este posibil
- Notează constatările: conformități, neconformități și observații
La o firmă cu sub 10 angajați, auditul propriu-zis durează 2-4 ore. La 25-45 de angajați, estimează 1-2 zile complete.
4. Redactează raportul de audit
Raportul trebuie să conțină:
- Data și domeniul auditat
- Cine a făcut auditul
- Ce procese au fost verificate
- Constatări: ce funcționează bine și ce nu
- Neconformități găsite (majore sau minore)
- Observații și oportunități de îmbunătățire
Raportul se predă conducerii. Conform ISO 9001:2015, rezultatele auditului intern trebuie raportate managementului relevant.
5. Urmărește acțiunile corective
Pentru fiecare neconformitate:
- Corectezi problema imediată (de exemplu, completezi formularul lipsă)
- Analizezi cauza: de ce s-a întâmplat?
- Implementezi o acțiune corectivă care previne repetarea
- Verifici că acțiunea funcționează
- Documentezi totul
Nu amâna acțiunile corective. Dacă auditul extern vine peste 2 luni și neconformitățile interne nu sunt închise, auditorul extern le va nota din nou.
Cât durează auditul intern pe dimensiunea firmei
| Angajați | Durata auditului intern (estimativ) | Durata auditului extern (referință) |
|---|---|---|
| 1-5 | 2-4 ore | 1,5 zile |
| 6-10 | 0,5-1 zi | 2 zile |
| 11-25 | 1-1,5 zile | 2,5-3 zile |
| 26-45 | 1,5-2 zile | 4 zile |
| 46-65 | 2-3 zile | 5 zile |
Auditul intern este mai scurt decât cel extern, pentru că auditorul cunoaște deja firma. Duratele de mai sus sunt orientative; la firme cu procese simple (servicii, comerț), durează mai puțin.
Ce întrebări pune auditorul intern
Un checklist tipic pentru ISO 9001 conține întrebări ca:
- Există o politică a calității documentată și cunoscută de angajați?
- Obiectivele de calitate sunt măsurabile și actualizate?
- Sunt definite responsabilitățile pentru fiecare proces?
- Există înregistrări ale instruirilor efectuate?
- Echipamentele de măsurare sunt calibrate la zi?
- Produsele/serviciile neconforme sunt identificate și tratate?
- Reclamațiile clienților sunt înregistrate și analizate?
- Analiza de management s-a efectuat în ultimele 12 luni?
Lista completă variază în funcție de standard. Un audit intern pentru ISO 14001 va include și întrebări despre gestionarea deșeurilor și conformarea cu legislația de mediu.
Greșeli frecvente la auditul intern
„Facem auditul doar pe hârtie.” Dacă auditorul intern completează raportul fără să verifice procesele reale, auditul extern va descoperi neconcordanțele. Auditorul extern compară raportul de audit intern cu ce găsește el la fața locului.
„Auditorul intern auditează propria activitate.” ISO 9001 cere independența auditorului. Dacă directorul auditează procesele pe care le coordonează el, auditul extern va nota asta ca neconformitate.
„Nu documentăm nimic.” Lipsa raportului de audit intern este una dintre cele mai frecvente neconformități majore. Fără raport, nu ai dovadă că auditul s-a făcut.
„Rezolvăm neconformitățile la suprafață.” „Am refăcut documentul” nu este o acțiune corectivă. Auditorul extern va întreba ce ai schimbat în proces ca problema să nu se repete.
Pregătește-te pentru auditul extern
Auditul intern este un pas de pregătire pentru auditul de certificare. Dacă la auditul intern nu găsești nicio neconformitate, fie auditul a fost superficial, fie firma chiar respectă toate procedurile. În practică, 4 până la 6 neconformități minore la un audit intern sunt normale.
După ce închizi toate acțiunile corective din auditul intern, firma este pregătită pentru etapa următoare: auditul extern. Certificarea unui standard costă între 1.500 și 2.500 lei + TVA, cu proces 100% online, de la 3 zile lucrătoare (onlineiso.ro).
Cine poate fi auditor intern?
Nu ai nevoie de o certificare externă ca să faci auditul intern. ISO 9001 cere doar ca auditorul să fie competent și independent de zona auditată. În practică, poți instrui intern un angajat sau poți urma un curs de auditor intern (durează 3 zile, cu certificat recunoscut la nivel național).
La firmele mici, unde nu ai pe cine desemna ca auditor independent, poți contracta un consultant extern care face auditul intern pentru tine.
Ce se întâmplă dacă nu faci auditul intern?
Lipsa auditului intern este neconformitate majoră la auditul extern. Asta înseamnă că nu primești certificatul până nu faci auditul și nu închizi constatările. Dacă ai deja certificat și nu faci auditul intern, la supraveghere riști suspendarea certificatului.