Ai obținut certificatul ISO 9001 acum câteva luni și te întrebi ce urmează. La 12 luni de la auditul de certificare, organismul de certificare revine pentru un audit de supraveghere. Al doilea vine la 24 de luni. Dacă nu le faci, certificatul se suspendă.
Auditul de supraveghere nu este o recertificare. Este mai scurt, mai concentrat și verifică dacă sistemul pe care l-ai implementat chiar funcționează zi de zi. Pentru o comparație completă între toate tipurile de audit ISO (intern, certificare, supraveghere, recertificare), consultă ghidul dedicat.
Ce este auditul de supraveghere
Auditul de supraveghere este verificarea anuală pe care organismul de certificare o face între certificarea inițială și recertificarea de la 3 ani. Scopul lui este simplu: să confirme că firma ta aplică în continuare cerințele standardului ISO.
Spre deosebire de auditul de certificare (care verifică tot sistemul), auditul de supraveghere acoperă minimum 1/3 din domeniul de certificare. În decursul celor 3 ani, prin cele două supravegheri plus recertificarea, se auditează totul.
La supraveghere, auditorul nu mai citește procedurile tale de la A la Z. El vine și verifică dacă procesele se execută conform documentației, dacă măsori ce ai promis că măsori și dacă acțiunile corective din auditul anterior s-au implementat.
Ce verifică auditorul concret
Auditorul are o listă obligatorie de elemente pe care le verifică la fiecare supraveghere:
- Analiza de management: s-a efectuat în ultimele 12 luni? Există proces-verbal cu decizii concrete?
- Auditul intern: l-ai făcut? Raportul există? Neconformitățile au fost tratate?
- Acțiuni corective din auditul anterior: cele notate la certificare sau la ultima supraveghere sunt închise?
- Reclamații de la clienți: le-ai înregistrat? Ai analizat cauzele? Ai luat măsuri?
- Performanța proceselor: indicatorii pe care i-ai stabilit sunt urmăriți și analizați?
Pe lângă aceste elemente fixe, auditorul alege câteva procese din domeniul de activitate și verifică implementarea la fața locului. Poate vorbi cu angajații, poate cere să îi arăți o comandă de la client de la început până la final, poate verifica un echipament de măsurare.
Cum te pregătești (cu 4 săptămâni înainte)
Pregătirea pentru auditul de supraveghere este mai simplă decât pentru certificarea inițială, dar nu o poți sări. Iată un calendar orientativ:
Cu o lună înainte, confirmă data auditului cu organismul de certificare. Verifică dacă ai auditul intern făcut și dacă analiza de management s-a ținut. Dacă nu, programează-le acum.
Cu 3 săptămâni înainte, parcurge neconformitățile din auditul anterior. Sunt toate închise? Dacă nu, finalizează acțiunile corective și documentează rezultatele.
Cu 2 săptămâni înainte, actualizează documentația dacă ai schimbat procese de la ultimul audit. Verifică înregistrările de instruire, certificatele de calibrare, reclamațiile clienților.
În ultima săptămână, pregătește angajații. Explică-le că vine auditorul, ce va întreba și că nu este un examen. Adună toate documentele într-un dosar accesibil.
Dacă vrei un checklist mai detaliat, cu întrebări tipice de audit, citește cum te pregătești pentru un audit ISO.
Ce se întâmplă dacă nu treci auditul de supraveghere
Rezultatul depinde de ce găsește auditorul. O neconformitate minoră (de exemplu, o înregistrare de instruire lipsă) nu oprește certificarea. Ai 5 zile lucrătoare să trimiți analiza cauzelor și planul de acțiuni corective.
O neconformitate majoră (de exemplu, lipsa completă a auditului intern sau analiza de management neefectuată de peste un an) este altceva. Certificatul se suspendă pe maxim 6 luni. În acest interval trebuie să corectezi problema și să treci un audit suplimentar.
Dacă în 6 luni nu rezolvi nimic, certificatul se retrage definitiv și trebuie să reiei procesul de la zero.
Ai un SRL cu 14 angajați care face mentenanță industrială. Ești pe un contract-cadru SEAP de 380.000 lei pe an care cere ISO 9001 valabil. Dacă certificatul se suspendă pentru că nu ai făcut auditul de supraveghere, autoritatea contractantă poate rezilia contractul. Și nu poți depune oferte noi până rezolvi situația, conform Legii 98/2016 art. 200.
Costuri și durată
Auditul de supraveghere durează 0,5 până la 1 zi pentru o firmă mică (sub 10 angajați) și 2-3 zile pentru firme cu peste 45 de angajați. E mai scurt decât cel de certificare, pentru că auditorul verifică doar o parte din sistem.
Reînnoirea anuală (audit de supraveghere inclus) costă între 800 și 1.500 lei + TVA pentru un standard la furnizorii online. Furnizorii tradiționali, cu audit la fața locului, percep între 1.500 și 4.000 lei per standard. Pentru detalii pe standarde și pachete, citește cât costă auditul de supraveghere ISO.
Pentru firmele care au nevoie de certificat rapid, exista variante online cu proces accelerat, intre 1.500 si 2.500 lei + TVA pe standard (onlineiso.ro).
Auditul de supraveghere se poate face online?
Da. Conform ISO 19011:2018, auditul la distanță este o metodă recunoscută. Ai nevoie de un laptop cu cameră, microfon și conexiune stabilă. Auditorul verifică documentele prin ecran partajat și discută cu angajații prin videoconferință.
Auditul online este posibil la majoritatea furnizorilor, dar organismul de certificare decide dacă procesele firmei tale permit acest format. Firmele cu procese fizice complexe (producție, construcții) pot fi obligate să facă cel puțin o parte din audit la fața locului.
Întrebări frecvente
Auditul de supraveghere este obligatoriu?
Da, dacă vrei să păstrezi certificatul. Fără auditurile de supraveghere la 12 și 24 de luni, certificatul nu mai este valid.
Ce diferență e între supraveghere și recertificare?
Supravegherea verifică o parte din sistem (1/3 din domeniu) și se face anual. Recertificarea verifică tot sistemul și se face la 3 ani, la expirarea certificatului.
Pot amâna auditul de supraveghere?
Poți reprograma cu acordul organismului de certificare, dar nu cu mai mult de câteva săptămâni. Depășirea termenului de 12 luni de la ultimul audit duce la suspendare.