Ai o licitație în SEAP și în fișa de date scrie că trebuie ISO 9001, ISO 14001 sau ISO 45001? Iată exact ce trebuie să faci: de la completarea DUAE, la încărcarea certificatelor în platformă, la obținerea certificării dacă nu o ai încă.
Dacă vrei să afli ce certificări ISO sunt cerute pe domenii, am un ghid separat. Articolul de față se concentrează pe partea practică: cum depui corect și cum te certifici rapid.
Verifică dacă ISO este cerință de calificare sau factor de evaluare
Nu toate licitațiile SEAP cer certificare ISO. Unele o cer, altele nu. Iar când o cer, o fac în două moduri diferite:
Ca cerință de calificare, fără certificat valid oferta ta este respinsă automat. Nu se evaluează deloc.
Ca factor de evaluare, certificatul îți aduce punctaj suplimentar, dar poți participa și fără el.
Diferența contează enorm. Dacă ISO apare ca cerință de calificare, nu ai cum să depui ofertă fără certificat. Dacă e factor de evaluare, poți participa, dar pierzi puncte.
Unde găsești informația: în secțiunea „Criterii de calificare și selecție” din fișa de date a licitației.
Completează DUAE corect pentru certificările ISO
DUAE (Document Unic de Achiziție European) este o declarație pe proprie răspundere prin care declari că îndeplinești cerințele de calificare. Se completează electronic, direct în SEAP, pentru fiecare procedură sau lot.
La secțiunea despre standarde de calitate și mediu, declari că deții certificatele cerute. La acest pas, nu încarci încă certificatele. Doar declari că le ai.
Certificatele originale le prezinți doar dacă ești clasat pe primul loc. Autoritatea contractantă ți le va solicita, iar tu le încarci în platformă.
Asta înseamnă că poți depune oferta prin DUAE chiar dacă certificatul este în curs de emitere, atât timp cât îl ai gata când ți se solicită. E un interval de câteva zile pe care poți să îl folosești în avantajul tău.
Încarcă certificatele în SEAP
Când autoritatea contractantă solicită documentele justificative, încarci certificatele ISO în secțiunea „Documente de calificare” din zona „Oferta mea”.
Ce trebuie să știi:
- Limita este de 12 fișiere, maximum 50 MB per fișier
- Documentele trebuie semnate cu semnătură digitală calificată
- Sistemul verifică semnătura și afișează trei stări: valid recunoscut (verde), valid nerecunoscut (portocaliu), invalid (roșu)
- Certificatul trebuie să fie valid la data limită de depunere a ofertei
Dacă semnătura apare portocaliu sau roșu, verifică certificatul digital pe care l-ai folosit. Semnătura trebuie să fie calificată (de la furnizori precum certsign.ro sau digisign.ro).
Ce spune legea: Art. 200 din Legea 98/2016
Art. 200 din Legea 98/2016 reglementează certificatele de calitate și mediu în achizițiile publice. Trei lucruri contează:
- Autoritatea contractantă poate solicita certificate ISO emise de organisme independente care atestă conformitatea cu standarde de calitate (ISO 9001) sau de mediu (ISO 14001)
- Certificatele echivalente emise de organisme acreditate din alte state UE trebuie acceptate
- Dacă nu deții certificat, autoritatea trebuie să accepte „măsuri echivalente”, adică alte dovezi care confirmă un nivel corespunzător de calitate
„Măsuri echivalente” înseamnă, în practică, un dosar cu proceduri interne, politici documentate și dovezi de implementare. Funcționează rar, pentru că este greu de evaluat de comisia de evaluare. Certificatul ISO rămâne varianta simplă și clară.
Obține certificarea rapid înainte de termen
Dacă nu ai încă certificările ISO și ai o licitație în SEAP, iată ce opțiuni ai în funcție de timp:
| Timp până la termen | Ce poți face | Cost orientativ |
|---|---|---|
| Sub 7 zile | Certificare online cu proces accelerat — de la 3 zile lucrătoare | între 1.500 și 2.500 lei + TVA |
| 7-14 zile | Certificare standard, timp confortabil | 1.500–3.500 lei + TVA |
| 14-30 zile | Pachet complet cu pregătire documentație | 1.500–5.000 lei + TVA |
| Peste 30 zile | Orice variantă, fără presiune | 1.500–5.000 lei + TVA |
Cele trei standarde cerute cel mai frecvent în licitații sunt ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001. Pentru firmele de construcții, vezi ghidul specific ISO 9001 în construcții. Un pachet de trei standarde costă între 3.500 și 5.000 lei + TVA.
Dacă ai nevoie de certificare rapidă pentru o licitație, există furnizori care emit certificatul în 3–5 zile lucrătoare, 100% online. Vezi onlineiso.ro pentru prețuri actualizate.
Pregătește-te pentru viitoarele licitații
În 2024, în SEAP au fost publicate peste 32.000 de proceduri de achiziție publică, cu o valoare estimată de aproximativ 90 miliarde lei. Volumul licitațiilor rămâne ridicat în 2026, inclusiv pe fondul proiectelor finanțate din PNRR (cu termen de implementare 30 august 2026). Certificarea ISO poate fi și o cheltuială eligibilă în proiecte cu fonduri europene.
Dacă participi regulat la licitații, certifică-te din timp. Certificatele ISO sunt valabile trei ani, cu audituri anuale de supraveghere. Cât e valabil certificatul ISO?
Sfat practic: ține o copie digitală semnată electronic a fiecărui certificat ISO, gata de încărcat în SEAP. Când apare o licitație, nu pierzi timp cu scanarea și semnarea documentelor.
Ce fac dacă licitația cere un standard pe care nu îl am?
Verifică dacă cerința permite „sau echivalent”. Dacă nu, obține certificarea cât mai repede. Cu furnizori online, poți avea certificatul în 1-3 zile.
Pot contesta o licitație care cere ISO?
Contestațiile se depun la CNSC (Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor). Poți contesta dacă cerința ISO nu este justificată pentru obiectul contractului, dar procesul durează și nu îți garantează câștigul.
DUAE înlocuiește certificatul ISO?
Nu. DUAE este doar o declarație pe proprie răspundere. Certificatul original trebuie prezentat la solicitarea autorității contractante.