Certificarea ISO trece prin 5 etape: analiză inițială, pregătire documentație, audit intern, audit extern și emiterea certificatului. Procesul complet durează între o săptămână și 3 luni, în funcție de varianta pe care o alegi.
1. Analiza inițială
Înainte de orice, trebuie să stabilești ce standarde ai nevoie. ISO 9001 (calitate) este cel mai cerut. Dacă activezi în construcții, adaugi ISO 14001 (mediu) și ISO 45001 (sănătate și securitate).
În această etapă:
- Identifici cerințele aplicabile firmei tale (dimensiune, domeniu, clienți)
- Stabilești dacă ai nevoie de certificare pentru licitații, parteneri sau fonduri europene
- Alegi între implementare proprie, consultanță sau certificare online
Durata: 1-2 zile.
2. Pregătirea documentației
Aceasta este etapa care consumă cel mai mult timp. Trebuie să pregătești:
- Politica de calitate (sau de mediu, SSM, în funcție de standard)
- Proceduri interne documentate
- Formulare și înregistrări de lucru
- Manualul sistemului de management
Dacă alegi varianta cu consultanță, consultantul pregătește toată documentația. Dacă alegi certificare online, primești pachetul de documente gata întocmit. Pentru lista completă, citește ce documente sunt necesare pentru certificare.
Durata: 2 zile (certificare online) până la 4 săptămâni (implementare completă).
3. Audit intern
Înainte de auditul extern, verifici tu însuți dacă procedurile funcționează. Obiectivul este să descoperi problemele înainte de auditor.
La firmele mici (sub 10 angajați), auditul intern este simplu: parcurgi fiecare procedură și verifici dacă se aplică în practică. Citește cum se face un audit intern ISO pentru un ghid pas cu pas. La companii mai mari, numești un responsabil calitate care coordonează verificarea.
Durata: 1-3 zile.
4. Auditul extern (de certificare)
Aici intervine organismul de certificare. Auditul se desfășoară în două părți:
Etapa I verifică documentația. Auditorul analizează manualul, procedurile și înregistrările tale. Această parte se poate face la distanță.
Etapa II este auditul la fața locului. Auditorul vine în firmă (sau verifică online), vorbește cu angajații și verifică dacă procedurile sunt aplicate.
Ce se întâmplă dacă auditorul găsește probleme? Depinde de gravitate. Neconformitățile minore nu te împiedică să obții certificatul. Neconformitățile majore trebuie corectate înainte de emiterea certificatului, dar ai timp să le rezolvi (de obicei 30-90 de zile).
Durata: 1-3 zile (în funcție de dimensiunea firmei).
5. Emiterea certificatului
După un audit reușit, organismul de certificare emite certificatul. Primești documentele oficiale: certificatul de conformitate, manualul de sistem și marca de certificare.
Certificatul este valabil 3 ani. În fiecare an, ai un audit de supraveghere (la 12 și la 24 de luni). După 3 ani, treci prin recertificare, care este un proces mai simplu (cu aproximativ 30% mai puțin efort decât auditul inițial).
Durata emitere: 2-5 zile lucrătoare.
Costul per etapă
Costul depinde de varianta pe care o alegi. Iată cele trei abordări:
| Etapă | Certificare online | Cu consultanță | Implementare completă |
|---|---|---|---|
| Analiză inițială | Inclusă | 500-1.000 lei | 1.000-2.000 lei |
| Documentație | Inclusă | 1.000-3.000 lei | 2.000-5.000 lei |
| Audit intern | Nu se aplică | Inclusă | 500-1.500 lei |
| Audit extern + certificat | 1.500-2.500 lei + TVA | 2.000-4.000 lei | 3.000-5.000 lei |
| Total estimat | 1.500-2.500 lei + TVA | 4.000-8.000 lei | 6.500-13.500 lei |
Certificarea online include documentația și certificatul într-un singur pachet. Consultanța presupune costuri separate pentru fiecare etapă. Implementarea completă este varianta cu cele mai multe schimbări reale în firmă.
Pentru un pachet de 2-3 standarde, prețurile sunt cu circa 20-30% mai mici decât standardele achiziționate separat. Vezi cât costă certificarea ISO pentru detalii complete.
Dacă ai nevoie de proces accelerat, de la 3 zile lucrătoare, există furnizori care oferă certificare 100% online, cu acreditare IMAB și verificare QR în timp real (onlineiso.ro).
De ce contează certificarea ISO
Art. 200 din Legea 98/2016 permite autorităților contractante să ceară certificate ISO ca cerință de calificare în licitații publice. Fără certificat, nu poți depune ofertă în multe licitații de pe SEAP.
Pe lângă licitații, certificarea ISO este cerută de parteneri comerciali (companiile mari cer furnizorilor certificați) și de unele linii de finanțare europene.
Întrebări frecvente
Cât durează tot procesul?
De la o săptămână (certificare online) până la 3 luni (implementare completă). Citește cât durează certificarea ISO pentru detalii pe fiecare variantă.
Ce se întâmplă dacă nu trec auditul?
Neconformitățile minore nu opresc certificarea. Neconformitățile majore trebuie corectate, dar primești un termen de 30-90 de zile. Retragerea certificării se întâmplă doar în cazuri excepționale.
Trebuie să refac procesul după 3 ani?
Da, dar recertificarea este mai simplă decât certificarea inițială. Citește despre recertificarea ISO pentru detalii.
Ce documente primesc la final?
Certificatul de conformitate, manualul sistemului de management, proceduri documentate și marca de certificare. Detalii complete în ce documente primești la certificare.